茨城県庁の決裁がほぼ１００%電子化 | 株式会社ハウスネットワーク

2018.09.24

ハンコがなくなり、紙文書の取り扱いを廃止する動きを見せた茨城県庁。

なぜハンコをなくしたのか、そしてなぜ電子化にしたのかを

少し掘り下げてみました。

不動産業界も電子化の波が来るかもしれません。

何十万件もの決裁事務を簡単にする

電子システムは以前からあったそうです。何十万件もの決裁事務をシンプルにしていくために電子化を推奨していたそうですが、公務員の殆どが文書で、紙の決裁書を使うことが当たり前という考えが根付いていたからかも知れません。　不動産業界においても、賃貸借契約書や、売買契約書などが紙ベースで保管されていることが多く、ハンコを押してその手続きを進めていることが当たり前になっています。　茨城県のこの内容を見ていて、もしかしたらこれから先の文書の契約は電子システムを採用されることが増えてくるのかも知れないとかんじました。

なぜ電子化を推奨したのか。

電子決裁は、文書ファイルを探す手間が省けます。検索や再利用が簡単で作業時間の効率が図れます。資料を書庫から探して、それを持ってきて、文書を見つけて・・といった作業が省略できます。また、ペーパーレスを進めることで、たくさんの書類が溜まることなく、スペースも余裕ができます。　また、出張先でも施設以外でも決裁の作業が進められるため、これまで印鑑を押す人が居ない、ということで書類をいつまでも処理することができない。ということもなくなります。また、一番大きいのが、文書の改ざん、書き換えができなくなり、文書保管の後にも改ざんができなくなることで不正が出来ない、ということです。　過去に改ざんや不正が行われた文書は、後に自分たちが文書を書き換えてその書類を決裁した事によるものがほとんど。それを未然に防ぐことができるようになった、というだそうです。

これから先、茨城県庁がこれを実施したことで各省庁や都道府県でも同じ様に電子決裁が採用されるところが増えてくると思います。　省庁の電子化が進むといろいろなところで電子化を推奨してくる動きが見えてくると思います。すでに携帯電話会社の契約も電子化が進んでいるところもあります。　紙ベースの保管も紛失などのリスクが高くなります。また不正な署名などが行われないためにも、その場で契約をしたサインをもらうことが大事になってくるのかなと感じました。

不動産業界も少し流れが大きく変わるきっかけになるかも知れないなと感じました。

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